О чем работник должен сообщать бухгалтеру

Бухгалтер теперь не отвечает за ошибки коллег: как избежать штрафов / Управляющий партнер ГК «Налоговый щит» Владислав Брызгалин в интервью журналу «Упрощенка» рассказал о порядке применения «бухгалтерской» статьи 15.11 КоАП РФ

Источник публикации: «Упрощенка», 2022, № 7

— С 9 июня закон освободил главбуха от ответственности в случаях, когда он исказил отчетность по вине других лиц (Федеральный закон от 29.05.2022 № 113-ФЗ). Например, если другие работники не передали документы в бухгалтерию либо составили первичку, которая не соответствует реальным операциям. Но во многих малых фирмах главбух сам беспокоится о том, чтобы получить входящую первичку от поставщиков. Освободят ли главбуха от ответственности, если он исказил баланс из-за того, что поставщики задержали документы?

— Да, оснований для штрафа нет. Именно поставщики обязаны составить накладные и другие документы и передать их покупателю вместе с материалами и товарами. А поскольку они этого не сделали, главбух не виноват в том, что не отразил операции в учете. Чтобы обезопасить себя, вносите дату поступления документов в журнал регистрации входящих документов. Если документы от поставщиков приходят по почте, то в журнале укажите номер почтового отправления либо сохраните конверт.

— Как главбух может обезопасить себя, если работники задержали документы? Например, надо ли брать объяснительные у тех, кто отвечает за передачу документов?

— Считаю, что объяснительную стоит требовать в тех случаях, когда сотрудники не приносят документы в течение длительного времени, задерживают большой объем первички или не предоставляют документы на большую сумму. Кроме того, главбух может вести журнал регистрации входящих документов. В нем фиксируйте наименования документов, даты их передачи в бухгалтерию, Ф. И. О. и подпись сотрудника, который передал документы. Также вместо объяснительных главбух может оформить докладные на имя директора о том, кто из работников задержал первичку.

— Еще возможна ситуация, что главбух даже не знает, что произошел определенный факт хозяйственной жизни. К примеру, исполнитель оказал услуги, у которых нет материального результата, — консультации и т. п. О том, что услуги оказаны, знает только директор. Он не поставил главбуха в известность. Компания платила авансом, в итоге в учете висит дебиторка, хотя должно быть по нулям. Как главбух может избежать ответственности, если исказит отчетность в этом случае?

— Доказательством, которое освобождает от штрафа, опять же является журнал входящей документации, в котором не зарегистрированы акты услуг. Но в данном случае главбух может выявить ошибки во время сверки взаимных расчетов с исполнителем по итогам года.

— Также возможны случаи, что в фирме за сбор документов отвечает не главбух, а менеджеры, которые оформляли договор и общались с поставщиками. В должностных инструкциях сотрудников не сказано, что они обязаны передавать документы в бухгалтерию, хотя график документооборота в компании есть. Главбух сможет избежать штрафов?

— Да, сможет. В графике документооборота указывают сроки для передачи документов в бухгалтерию и должности ответственных сотрудников. Директор утверждает график своим приказом, поэтому сотрудники обязаны придерживаться сроков. Если менеджеры или другие сотрудники получили документы от поставщиков, но в бухгалтерию их не передали, штрафовать бухгалтера не за что.

— Если по вине директора или других работников бухгалтер не получил вовремя первичку, то главбух освобождается от ответственности. А могут ли оштрафовать за искажение отчетности руководителя?

— По общему правилу — нет. Руководитель отвечает за надлежащую организацию бухучета, а главный бухгалтер — за ведение бухучета, своевременную сдачу полной и достоверной отчетности (ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому по статье 15.11 КоАП в основном штрафуют бухгалтера. Руководителя привлекут к ответственности, если инспекторы докажут, что именно он виноват в том, что главбух сдал недостоверную отчетность. Например, директор дал письменное указание главбуху учесть расходы по консультационным услугам без акта.

— По закону бухгалтер не отвечает за то, что исказил отчетность из-за несоответствия первички фактам хозяйственной жизни. Возможна ситуация, когда директор приносит авансовые отчеты на стройматериалы, другое сырье и т. п., а фактически эти материалы в компанию не поступали. Главбух приходует материалы, не проверяя, есть ли они в действительности. Рискует ли бухгалтер получить штраф? И если да, как обезопасить себя?

— Главбуха не оштрафуют, если директор составил и утвердил авансовый отчет, к которому приложил подтверждающие документы. Но выявить ошибки в учете поможет ежегодная инвентаризация, которая входит в обязанности главбуха (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Во время инвентаризации главбух выявит нехватку материалов и скорректирует данные бухучета.

— Директор может совершать сделки, которые фактически прикрывают другие операции. Например, заключил договор займа, по которому выдал заем учредителю, а фактически замаскировал выдачу дивидендов. Кто будет отвечать за нарушение?

— Главбух избежит штрафа, если не знает о махинациях директора. Инспекторы обязаны доказать, что главбух знал о фиктивности сделки. Иначе его вины нет (п. 1 ст. 1.5 КоАП).

— Возможна ситуация, когда бухгалтер не отразил операции в учете, а в середине года главбух поменялся. Новый главбух не успел восстановить учет. Может ли новый главбух избежать ответственности за искажение учета, если в ошибках виноват предыдущий главный бухгалтер?

— Новый главбух не будет отвечать за ошибки предшественника. Главбух отвечает только за те нарушения, в отношении которых инспекторы установят его вину (п. 1 ст. 1.5 КоАП). Доказать вину бывшего коллеги помогут акты инвентаризации учета, в которых главбух зафиксирует, каких документов не хватает.

Беседовал Александр Аксенов,

эксперт журнала «Упрощенка»

О чем работник должен сообщать бухгалтеру

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2022 г.

Содержание журнала № 16 за 2022 г.

КАДРЫ

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтер может неверно определить базу по НДФЛ или некорректно заполнить «зарплатную» отчетность. Все это может обернуться для организации штрафами. Поэтому очень важно, чтобы работники своевременно извещали бухгалтерию или отдел кадров об изменении своих персональных данных.

Сотрудник изменил ф. и. о.

1. На что влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру для того, чтобы верно заполнить отчетность по НДФЛ.

О смене фамилии налоговики узнают от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам, скажем, о регистрации или расторжении брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84, п. 3 ст. 85 НК РФ. А органы внутренних дел сообщат им в течение 5 рабочих дней о выдаче нового паспортап. 3 ст. 84, пп. 3, 8 ст. 85 НК РФ. Поэтому, если в отчетности будут фигурировать некорректные данные, компанию могут оштрафовать.

Какие потребуются документы: работник должен сдать в бухгалтерию паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.п. 1 ст. 38, статьи 30, 62 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ).

Негативные последствия для организации: справка 2-НДФЛ заполняется на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. И если в ней будут указаны устаревшие сведения о сотруднике, с вас могут взыскать штраф в размере 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 Конечно, штрафа можно избежать, если представить уточненную справку. Но сделать это нужно до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибкеп. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Сотрудница собралась замуж? Тогда напомните ей, чтобы она сообщила вам свою фамилию после вступления в брак

2. На что еще влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру и для корректного заполнения расчета по страховым взносам (РСВ), а также СЗВ-М.

Какие потребуются документы: помимо указанных выше документов, попросите сотрудника представить заявление по форме АДВ-2, копию нового паспорта и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с прежними ф. и. о. Эти документы и их опись по форме АДВ-6-1 вам нужно будет передать в ПФР для оформления нового страхового свидетельства, но только если сотрудник самостоятельно свидетельство еще не обменял. Заменить этот документ нужно, чтобы у Фонда не возникло вопросов относительно того, почему ф. и. о. в отчетности отличаются от ф. и. о., указанных в свидетельстве. Конечно, сам номер СНИЛС не поменяется, но ПФР оформит другое свидетельство — на новые ф. и. о. Как только Фонд выдаст новую «зеленую карточку», вписывайте в отчетность уже измененные данные.

Но как быть в ситуации, когда организация документы на замену страхового свидетельства в ПФР подала, но новое свидетельство еще не получила, а тем временем срок сдачи СЗВ-М приближается? Какие следует указать в отчетности ф. и. о. — старые или новые? На этот вопрос мы попросили ответить специалиста столичного ПФР.

Представление СЗВ-М при изменении персональных данных

— Сотрудник может самостоятельно поменять страховое свидетельство за 1 день, обратившись в клиентскую службу Пенсионного фонда. Тогда в СЗВ-М нужно указывать данные из актуального свидетельства, которое принесет работник.

Если же заменой свидетельства занимается работодатель, то срок его обмена составит не более 5 рабочих дней, то есть неделю. Если приближается конец отчетной кампании СЗВ-М, а свидетельства с внесенными изменениями на руках все еще нет, надо указать в отчетности данные работника из текущего страхового свидетельства.

Негативные последствия для организации: при выявлении недостоверных сведений в расчете по страховым взносам ИФНС может прислать вам уведомление об отказе в приеме расчета. Для представления расчета с правильными сведениями у вас есть:

•5 рабочих дней со дня направления вам электронного уведомления;

•10 рабочих дней со дня направления уведомления на бумаге.

При нарушении этих сроков РСВ будет считаться непредставленным, а это грозит штрафом — 5% от суммы взносов к уплате. При этом общая сумма штрафа составит как минимум 1000 руб., как максимум — 30% не уплаченных в срок взносовп. 1 ст. 119, п. 7 ст. 431 НК РФ; Письмо ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/22730@.

Внимание

Не так давно ФНС заявила, что неактуальные персональные данные не являются препятствием для сдачи расчета, если налоговики смогут идентифицировать лиц по имеющимся в РСВ сведениям, пусть и устаревшимПисьмо ФНС от 16.01.2022 № ГД-4-11/574. А значит, подавать в ИФНС уточненный РСВ не нужно, если вам не пришло уведомление об отказе в приеме расчета, требование о представлении пояснений или требование о внесении соответствующих исправлений в расчет в связи с выявленными несоответствиями в персональных данных физлицПисьмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@.

Имейте в виду, если зарплата работнику перечисляется на банковскую карту, то при смене ф. и. о. ее следует поменять. Ведь карточка со старыми данными недействительна. Для получения новой карты сотрудник должен обратиться в отделение банка с паспортом и документом, подтверждающим изменение ф. и. о.

При зарплатном проекте переоформлением карты, как правило, занимается работодатель. Для заказа замены карты бухгалтер или специалист отдела кадров должен направить в банк специальное заявление на ее перевыпуск, указав в нем новые сведения о сотруднике. Как только карта будет готова, сотруднику останется только забрать ее в отделении банка.

Пока банк не выпустит для сотрудника новую карту, заработную плату можете выплачивать наличными или на другую личную карту работника, если она у него есть.

Сотрудник поменял паспорт

На что влияет: при наступлении определенных событий гражданин обязан получить новый паспорт. Такое возможно как в экстренном порядке (при утере, повреждении и т. п.), так и в плановом (паспорта положено обменивать в 20 и 45 летп. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.97 № 828). Данные нового паспорта, в частности серия и номер, нужны бухгалтерии для правильного заполнения справки 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам.

Какие потребуются документы: новый паспорт.

Негативные последствия для организации: компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведений в справке 2-НФДЛ, а РСВ и вовсе не принятьп. 1 ст. 119, п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/22730@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Внимание

При изменении персональных данных сотрудников (например, ф. и. о., паспортных данных) не забудьте в случае необходимости внести изменения в кадровые документы, в частности:

•в трудовую книжку;

•в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

•в личную карточку работника и др.

Сотрудник вступил в брак или развелся

На что влияет: при вступлении в брак или при его расторжении у некоторых сотрудников корректируются вычеты по НДФЛ.

Например, это происходит в ситуации, когда замуж вышла сотрудница, которая была матерью-одиночкой. После заключения брака женщина перестает быть единственным родителем ребенка. А значит, право на детский вычет в двойном размере она теряетабз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. С месяца, следующего за месяцем вступления в брак, ей полагаются уже обычные вычетыПисьмо Минфина от 15.02.2016 № 03-04-05/8123. Вернуть право на двойной вычет женщина сможет только в случае развода.

Какие потребуются документы: свидетельство о заключении брака или о его расторжении либо паспорт с соответствующими отметками.

Негативные последствия для организации: если об изменении семейного положения сотрудника бухгалтер вовремя не узнает, он будет неправильно удерживать НДФЛ. А это может повлечь за собой:

•штраф за неудержание, неуплату и несвоевременное перечисление НДФЛ — 20% неуплаченной суммыст. 123 НК РФ;

•штраф за недостоверные сведения в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ — 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)

У сотрудника появились дети

На что влияет: с рождением детей у сотрудника появляется право на стандартный вычет по НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Какие потребуются документы: заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детейп. 3 ст. 218 НК РФ.

Негативные последствия для организации: разумеется, за непредоставление вычета компанию не оштрафуют, так как получение детских вычетов — это право сотрудника, а не обязанность. Но если он решит воспользоваться этим правом не в месяце рождения ребенка, а позже, у бухгалтера появится дополнительная работа. Ведь в таком случае НДФЛ придется пересчитать с месяца рождения ребенкаПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118.

Совет

При приеме на работу нового сотрудника поинтересуйтесь, есть ли у него дети и, если есть, планирует ли он заявлять вычет. В случае положительного ответа попросите его не затягивать с предоставлением вам необходимых документов. Иначе дополнительных хлопот с пересчетом НДФЛ не избежать.

Сотрудник стал инвалидом

На что влияет: сведения о признании сотрудника инвалидом необходимы бухгалтеру для того, чтобы, в частности, правильно исчислить налоговую базу по НДФЛ, начислить взносы и оплатить больничный лист.

Так, работники-инвалиды, кроме инвалидов III группы, с даты признания их инвалидами имеют право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в размере 500 руб. за каждый месяц в течение года. А для особой категории инвалидов, в частности инвалидов-чернобыльцев, предусмотрен вычет в размере 2022 руб.подп. 1, 2 п. 1 ст. 218 НК РФ

В части страховых взносов работодатель инвалида имеет право начислять страховые взносы «на травматизм» по льготной ставке, которая составляет 60% от вашего тарифаст. 1, п. 1 ст. 2 Закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ; статьи 1, 2 Закона от 31.12.2017 № 484-ФЗ. А вот льгот по взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, к сожалению, нет.

Еще одна особенность — оплата больничных. По общему правилу продолжительность временной нетрудоспособности вследствие болезни или травмы работника на оплату больничного листа не влияет. То есть выплатить пособие работнику вы должны за весь период его нетрудоспособности. Работники-инвалиды — исключение из общего правила. Им пособие по временной нетрудоспособности (за исключением заболевания туберкулезом) выплачивается не более 4 месяцев подряд или 5 месяцев в календарном году. А при заболевании туберкулезом — до дня восстановления трудоспособности или пересмотра группы инвалидности из-за заболевания туберкулезомч. 3 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Какие потребуются документы: справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации (ИПР). ИПР понадобится для создания соответствующих условий труда работнику. Если сотрудник откажется от реабилитационных мероприятий, прописанных в ИПР, требовать представления ИПР не нужност. 11 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ.

Негативные последствия для организации: если бухгалтер узнает о признании сотрудника инвалидом с опозданием, это может повлечь:

•пересчет базы по НДФЛ и взносов «на травматизм»;

•невозмещение ФСС оплаты сверхлимитных дней болезни сотрудников-инвалидов. Подробнее об этом читайте в , 2022, № 13, с. 64.

Как дисциплинировать сотрудников

Увы, но обязанность сотрудника сообщать работодателю сведения об изменении персональных данных законодательством не установлена. Поэтому, чтобы работник вовремя подавал документы, содержащие персональные данные, рекомендуем прописать требование об этом в трудовом договоре или локальном нормативном акте. Не лишним будет указать в них и срок, в течение которого работник должен сообщить о соответствующих изменениях. Например, может быть написано так.

Правила внутреннего трудового распорядка

…

3. Обязанности работников

Работник обязан:

…

3.14. Сообщать работодателю об изменении своих персональных данных и предоставлять копии документов, их подтверждающих, в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты наступления любого из перечисленных ниже событий:
— изменение фамилии, имени или отчества — паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.);
— изменение паспортных данных — паспорт;
— вступление в брак (при наличии детей) — свидетельство о браке или копия паспорта с отметкой о регистрации брака;
— рождение ребенка — заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детей;
— развод (при наличии детей) — свидетельство о расторжении брака или копия паспорта с отметкой о расторжении брака;
— признание инвалидом — справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации.

С положениями локальных нормативных актов работник должен быть ознакомлен под росписьабз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ. И тогда в случае несообщения сотрудником в срок информации об изменении персональных данных вы сможете привлечь его к дисциплинарной ответственности — объявить замечание или выговорст. 192 ТК РФ.

Справка

Имейте в виду, если компанию оштрафуют за представление недостоверных сведений, то взыскать с работника штраф вряд ли удастся. Попробовать вы, конечно, можете, но, если сотрудник будет не согласен с таким взысканием, придется обращаться в суд. А учитывая сложившуюся судебную практику, можно сказать, что, скорее всего, работник выиграет делоАпелляционные определения Ростовского облсуда от 27.02.2022 № 33-3330/2022; ВС Республики Татарстан от 09.11.2017 № 33-18096/2017; Саратовского облсуда от 02.11.2017 № 33-8200/2017; Новосибирского облсуда от 13.06.2017 № 33-5501/2017; Кемеровского облсуда от 16.03.2017 № 33-2533/2017; ВС Республики Коми от 25.01.2016 № 33-486/2016.

* * *

Напомним, до 2022 г. адрес места жительства сотрудника указывался в разделе 2 справки 2-НДФЛ. И несоответствие сведений, указанных в справке, сведениям, содержащимся в паспорте, могло повлечь за собой наложение штрафных санкций. Сейчас же адрес прописки для отчетности не нужен.

Но если сотрудник официально поменял место жительства, рекомендуем получить от него копию паспорта с измененными сведениями. Конечно, такие изменения никак не повлияют на сдачу отчетности, но информацию об адресе в личной карточке сотрудника лучше исправить, чтобы все данные о нем были достоверными.

НА ЧТО ВЛИЯЕТ ИЗМЕНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2022 г.

2022 г.

2022 г.

Главный бухгалтер: что он обязан делать и за что отвечает

Закрити

Заважає реклама?

Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?

Вимкнути на 10 секунд

Без реклами зручніше!

Переконайтесь в цьому самі!

Бухгалтерские компании и юристы обязаны сообщать о подозрительных клиентах

На днях Росфинмониторинг опубликовал информационное письмо о том, как бухгалтерским и юридическим компаниям быстро и просто рассказать государству о подозрительных операциях своих клиентов. Бухгалтерское сообщество возмутилось, а в соцсетях стали появляться посты с обещаниями так не делать. Мол, ни за что и никогда не согласимся стучать на своих клиентов.

Вроде бы в законе нет ничего нового: это требование появилось много лет назад. Но напоминание Росфинмониторинга заставило предпринимателей волноваться. Получается, что бухгалтерская компания, нотариус или юридическая консультация, которые имеют доступ к документам и видят все движения по счетам, могут что-то заподозрить и рассказать об этом надзорному органу. Даже не могут, а обязаны.

Так называемые черные списки банков могут показаться пустяком. У банков хотя бы есть четкие инструкции и госконтроль, а вот у бухгалтеров и юристов — только личное впечатление.

Что говорит закон

Обязанность сообщать о подозрительных операциях своих клиентов установлена статьей 7.1 закона 115-ФЗ. Сама статья не новая, закон тоже. Новое только напоминание Росфинмониторинга о том, какие конкретно технические средства есть у бухгалтерских компаний для этих сообщений. Государство обо всем позаботилось: вот личный кабинет, и пожалуйста — сообщайте не выходя из офиса.

Это требование касается не только бухгалтеров, но и юристов, нотариусов и даже адвокатов. Основное условие — они должны совершать от имени и в интересах клиента операции с деньгами и имуществом. Например, регистрировать фирмы или сделки с недвижимостью, оформлять договоры, делать платежки для банка. Почти все, что делают юристы и бухгалтерские фирмы на аутсорсинге, попадает под эту статью.

Екатерина Мирошкина

экономист

Это значит, что частная фирма или даже ИП, который ведет ваш бухучет на аутсорсе или составляет для вас договоры, обязаны рассказывать Росфинмониторингу о своих подозрениях. Не о доказанных фактах, а именно о подозрениях.

О каких операциях нужно сообщать

В законе на этот счет интересная формулировка: сообщать о своих подозрениях бухгалтер должен по любым основаниям. Если ему кажется, что хотя бы одна ваша операция или сделка совершена для отмывания преступных или нелегальных доходов, надо рассказать об этом Росфинмониторингу.

Например, вы оказываете рекламные услуги, консультируете клиентов или разрабатываете ПО. Бывает, что такие формулировки используют фирмы-однодневки, чтобы обналичивать деньги. А вы так не делаете и честно работаете, но тоже получаете деньги за услуги: ничего не покупаете, аренду не платите, официальных сотрудников у вас нет. Вдруг бухгалтеру покажется, что вы тоже занимаетесь обналом, — он возьмет и пожалуется.

Или вы обратились к юристу, чтобы он составил договор. И просите сделать такой, чтобы ни актов, ни счетов не выставлять и не подписывать — законный способ облегчить жизнь себе и клиентам. А еще директор в своей фирме не вы, а другой человек, который оформил на вас доверенность. Это тоже законно. Но юристу это может показаться странным, он решит выполнить требование закона и расскажет о подозрениях Росфинмониторингу.

Меня хотя бы предупредят о подозрениях?

Тут такое дело. Бухгалтерские и юридические компании не имеют права рассказывать вам о том, что они сообщили о своих подозрениях в Росфинмониторинг.

Но никто не запрещает им рассказать о подозрениях или задавать вопросы до того, как что-то куда-то сообщить. Если компания дорожит своими клиентами и конкретно вами, она так и сделает. Другое дело — сможете ли вы развеять эти подозрения и где грань между пояснениями и погружением в кухню бизнеса. Скорее всего, все решит профессионализм бухгалтера и уровень ваших с ним партнерских отношений.

Но обиженному или недовольному оплатой руководителю аутсорсинговой компании ничего не помешает сообщить о вашем якобы подозрительном бизнесе куда нужно.

Как Росфинмониторинг узнает о подозрениях бухгалтера?

Проверить подозрения бухгалтера нельзя. Признаков у незаконных операций много, и не всегда сделка с такими признаками и правда подозрительная. Если бухгалтерской компании ничего странным не кажется, она и не обязана никуда сообщать. Даже в случае претензий Росфинмониторинга всегда можно сказать, что достаточных оснований полагать, что операция подозрительная, не было.

Грамотный бухгалтер, наоборот, подскажет, что сделку стоит оформить по-другому, в платежках писать конкретнее, а деньги со счета не снимать сразу. Сколько надо платить налогов, что писать в договоре и какой ОКВЭД выбрать — вот это все вам и должны объяснить в бухгалтерской компании. При условии, что бухгалтер во всем этом разбирается и знает закон. Но судя по тому, что напоминание Росфинмониторинга о документах и требованиях многолетней давности удивило бухгалтеров, так бывает не всегда. А о штрафах многие из них не знают до сих пор.

За это еще и штрафы есть?

Да, для бухгалтерских и юридических компаний, которые обязаны сообщить о подозрительных операциях, но почему-то этого не сделали, есть статья в административном кодексе. Их могут оштрафовать на 100 тысяч рублей, а директору выписать еще как минимум 10 тысяч.

При определенных условиях штраф может быть в разы больше, а компанию вообще закроют на два месяца.

И здесь есть вот какой нюанс. Бухгалтерам и юристам, которые оформлены как ИП, штраф по этой статье не грозит: она касается только организаций и их сотрудников. То есть сообщать о подозрениях обязаны все, а оштрафовать могут только фирму.

Я ничего не нарушаю, но боюсь оговора и ненужного внимания. Что мне делать?

Будьте параноиком при выборе бухгалтерской компании. Если бухгалтеры на аутсорсе убеждают вас, что точно ничего никому не передадут, это не значит, что так и будет. В соцсетях пишут, что никто сообщать не собирается, потому что за это нет штрафов. Но штрафы есть, и платить их никто не захочет.

Отдайте бухучет своему банку. Многие банки сейчас сами начисляют налоги и даже сдают за клиентов отчетность. Ваш банк и так все про вас знает: он тоже соблюдает 115-ФЗ и наблюдает за вашими операциями. Но банк работает под контролем государства, и ему невыгодно без повода жаловаться в Росфинмониторинг. У банка как минимум есть специальные люди, которые хорошо знают этот закон и признаки подозрительных операций. Так будет хотя бы меньше людей, которые в курсе ваших сделок и коммерческих тайн.

Открыть фирму тоже можно через банк, даже если у вас нет там счета. Тогда посторонние юристы не понадобятся. А еще банк проверяет ваших контрагентов и сообщает, если что-то не так.

Наймите бухгалтера в штат. Он не обязан регистрировать личный кабинет и сообщать в Росфинмониторинг о ваших сделках. И он поможет вам правильно все оформить, чтобы не попасть под подозрения банка, посторонних юристов и налоговой. Но не забывайте, что по умолчанию бухгалтер в штате не несет полную материальную ответственность, если причинит вам вред. Сами решайте, что надежнее.

Как главному бухгалтеру оценить компанию и принять дела

Чем рискует бухгалтер

Административная ответственность главного бухгалтера

К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.

Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

В 2022 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.

В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:

• если первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
• если первичные документы переданы несвоевременно.

Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2022 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2022 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2022 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.

Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).

Уголовная ответственность главного бухгалтера

Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.

Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):

Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Потерянное время и нервы

Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.

Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие “аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.

Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…

И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.

Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.

Оцениваем работодателя 

Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.

Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.

Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.

Проверяем документы, вступая в должность 

Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.

Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.

В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.

ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.

Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел

1. Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
2. Учётную политику и приложения к ней.
3. Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
4. Инвентаризационные описи.
5. Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
6. Должностные инструкции работников бухгалтерии.
7. Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
8. Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
9. Кассовые и банковские документы.
10. Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
11. Первичные документы.
12. Доверенности.
13. Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
14. Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
15. Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.

Скачать образец акта приёма-передачи документов главного бухгалтера

Проводим экспресс-аудит учёта

Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.

Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.

Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.

Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.

Свериться с бюджетом

Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.

Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.

Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).

Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.

Проверьте соблюдение лимита кассы.

Восстанавливаем учёт

Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.

Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.

Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.

Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.

Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.

Неверное сальдо по денежным счетам (банк, касса) также стоит исправить. Следует восстановить недостающую первичку хотя бы за последние три года.

Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал. 

Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме.  Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.

Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.

Заказать восстановление учёта